GDPR Folder, secteur immobilier

Le RGPD s'impose à toutes les professions qui collectent ou traitent des données à caractère personnel. Que vous soyez agent immobilier, mandataire, administrateur de biens, syndic, expert, géomètre, etc. vous collectez des données personnelles de vos clients, de prospects, de personnes intéressées par les biens etc.

De ce fait, vous devez non seulement vous mettre en règle par rapport au RGPD mais aussi être capable de le démontrer à vos clients et aux compagnies avec lesquelles vous travaillez. Montrer que vous respectez la vie privée augmentera la confiance de vos interlocuteurs et ce d'autant plus que vous collectez des données très personnelles pour conseiller vos clients.

On estime aujourd’hui qu’il y a plus de 30 000 agences immobilières en France, 98% des agences immobilières comptent moins de 9 salariés. Avec un peu plus de 240 000 salariés, le secteur de l’immobilier est un secteur important de l'économie française. On retrouve 3 grandes catégories :

1. Les agences indépendantes qui ne sont pas rattachées à un réseau sous enseigne et n’emploient en général aucun salarié. C'est la majorité des agences immobilières. en France.
2. Les réseaux sous enseigne : bien qu'elles ne représentent que 25% des agences immobilières, elles réalisent entre 35 et 40% du chiffre d’affaires du marché immobilier. On peut citer les plus connues : Orpi, Century 21, Laforêt Immobilier, Guy Hoquet l’Immobilier...
3.  Les mandataires immobiliers : un segment en forte augmentation. Ces indépendants travaillent de chez eux (pas d’agence physique) et diffusent leurs offres de vente sur les portails immobiliers. On compte 27 000 mandataires en France qui réalisent environ 10% du chiffres d’affaires. Parmi eux, on peut citer IAD France, SAFTI  et CAPIFRANCE.

Les autres professions du secteur sont moins "volumiques" mais bien sûr tout aussi importantes. Les administrateurs de biens sont les experts de la gestion locative et il s'agit également d'une profession règlementée. Parmi les grands noms, on peut citer Foncia, Nexity ou Citya immobilier.

Les traitements vont bien évidemment différer entre l'agence et l'administrateur de biens.

Dans le premier cas, l'agence gère des fichiers avec des acheteurs potentiels qui vont lui communiquer un certain nombre d'informations sensibles (patrimoine, revenu, fiches de paye, impôts...), par email ou en papier. Ces données ne peuvent être collectées que pour une finalité précise et en s'appuyant sur une base légale claire. Le recueil du consentement préalable est évidemment nécessaire.

Lorsqu'une agence prospecte des vendeurs, il est aussi important de vérifier ce qu'il est possible de faire pour les démarcher. Eviter ainsi de contacter des particuliers qui auraient spécifiquement dit qu'ils ne souhaitent pas être contactés par des professionnels ou qui sont inscrits sur Bloctel.

Pour la partie locative, c'est le stade de l'évaluation des dossiers des candidats à la location qui est le plus sensible puisqu'il n'est pas rare de demander beaucoup de justificatifs pour s'assurer de la solvabilité des locataires. La CNIL a édité un référentiel qui précise bien les possibilités en la matière (voir lien ci-dessous).

Il est important de rappeler à ce stade le principe de minimisation des données : se limiter bien évidemment aux données qu'il est possible de collecter et éviter d'en demander trop lorsque c'est possible pour limiter les risques.

Il est important de bien distinguer les rôles de chacun des intervenants pour déterminer qui est responsable de traitement, éventuellement sous-traitant. Par exemple, les mandataires et autres agents commerciaux peuvent être considérés comme sous-traitants dans certains traitements. Cela ne les exonère en rien de leurs obligations.

A nouveau, l'utilisation d'outils "conformes" n'exonère pas les acteurs de faire leur propre travail de mise en conformité. Le simple fait d'avoir accès à des informations, même en utilisant des outils conformes, doit être considéré.

Dans son référentiel, la CNIL a donné des indications pour la gestion locative. Par exemple, le délai est de 3 ans pour les données concernant des personnes qui recherchent des logements. Pour les candidats non retenus, ce délai est de 3 mois seulement. Pour les candidats retenus, la durée peut se prolonger de 3 à 5 ans au-delà de la fin du bail pour gérer les éventuelles suites.

Pour les autres activités immobilières, il y a lieu de regarder s'il existe des obligations légales sinon le guide de la CNIL sur la conservation données vous aidera à évaluer ce qui est une bonne durée de conservation. 

Vous le voyez, les grands principes du RGPD sont simples et leur mise en oeuvre peut l'être également avec le bon outil. Notre outil, GDPR Folder vous accompagne pas à pas dans ce process.

Vous pourrez pour un budget abordable, sans aide extérieure coûteuse, en quelques heures répondre à un questionnaire simple et didactique qui vous créera un dossier en PDF qui démontre vos efforts de mise en conformité.

GDPR Folder vous permet de "garder la main" sur ce sujet de données personnelles qui est au coeur de votre activité. De plus, vous disposez d'un badge qui démontre vos efforts que vous pourrez poster sur votre site pour rassurer vos clients, visiteurs ou contacts et augmenter ainsi la confiance qu'ils vous apportent.

Respectez les données personnelles et montrez le avec GDPR Folder ! N'hésitez pas à nous solliciter pour en savoir plus ou une démo.

Voici un certain nombre de sites et ressources utiles dans le secteur de l'immobilier :