Démontrer la conformité des TPE & PME
Notre outil super efficace vous guide jusqu’à la conformité RGPD et vous permet de le démontrer
Pourquoi passer à l'action avec GDPR Folder ?
Vous souhaitez passer à l’action mais n’avez pas eu le temps…
Vous êtes indépendant, chef d'entreprise ou en responsabilité dans votre structure, qu’elle soit privée, associative ou publique…
Le temps est venu de régler votre sujet de mise en conformité
Il ne faut plus tarder maintenant, la période de transition suite au lancement du RGPD en 2018 est révolue.
C’est un sujet clef pour votre activité que vous souhaitez maîtriser
Vous préférez prendre en main le sujet vous même plutôt que de le déléguer à des avocats ou prestataires.
Que vous ayez déjà avancé ou que vous partiez de zéro, GDPR Folder va vous permettre d’aller au bout
Vous avez peut être démarré et déjà réalisé un certain nombre de démarches RGPD (par ex les cookies sur votre site internet ou rédigé
Principes de fonctionnement de GDPR Folder
GDPR Folder est un outil en ligne pour vous aider dans votre conformité
GDPR Folder est un outil en ligne contenant un questionnaire permettant d’évaluer votre niveau de conformité et de nombreux modèles et conseils pour vous aider à réaliser votre conformité RGPD. Aucun logiciel n’est installé sur votre ordinateur et notre outil ne se connecte à aucun de vos systèmes.
Vous créez votre propre dossier de mise en conformité
En souscrivant, vous créez un dossier RGPD en ligne spécifique à votre entreprise. Une fois connecté sur votre espace, vous devrez répondre à des questions dans plusieurs rubriques. Les rubriques reprennent l’ensemble des dispositions du RGPD. Certaines ne sont pas applicables à l’ensemble des structures comme, par exemple, la partie sous-traitance.
EXEMPLE DE RUBRIQUES
Des questions claires, simples, ne nécessitent pas d’expertise technique ou juridique particulière
Les réponses permettront d’évaluer votre niveau de conformité sur la base de vos déclarations. Au sortir, vous saurez exactement ce qui est déjà conforme et ce qui nécessite une action de votre part. Les questions sont dynamiques pour vous faire gagner du temps. Ainsi, si vous déclarez ne pas avoir de salariés, vous n’aurez pas à remplir toute la rubrique dédiée
EXEMPLE DE QUESTIONS DANS LA RUBRIQUE RH
Au-delà de l’auto-évaluation, GDPR Folder va DROIT AU BUT pour vous aider à compléter votre dossier
Dans certains cas, la réponse à une question exigera que vous réalisiez une action de conformité pour valider le point. A chaque fois, tout est prévu, soit vous aurez une marche à suivre très claire, soit nous vous fournirons un modèle validé juridiquement que vous pouvez utiliser tel quel en veillant à le personnaliser bien entendu. Une fois chose faite, il vous suffira d’indiquer en ligne que vous avez réalisé la démarche pour faire passer ce point en vert.
EXEMPLE POUR LA PARTIE CHARTE INFORMATIQUE
Ensuite, une fois que vous avez finalisé votre charte, vous n’avez plus qu’à l’ajouter à votre dossier
Votre dossier en ligne permet de générer un dossier PDF complet de mise en conformité
Toutes les entreprises soumises au RGPD doivent être en mesure de pouvoir justifier leurs démarches de mise en conformité. C’est pour cette raison que nous vous permettons de télécharger un dossier PDF pour répondre à cette obligation. Il matérialise toutes les démarches que vous avez accomplies par rapport au RGPD. Il pourra être exigé en cas de contrôle par une autorité telle que la CNIL mais vous pouvez aussi le partager si nécessaire à des tiers qui vous en feraient la demande.
Toutes les réponses et les éléments que vous allez ajouter à votre dossier en ligne viennent enrichir votre dossier de mise en conformité RGPD. A chaque fois que vous avancez, vous pouvez mettre à jour et générer un nouveau dossier PDF que vous pourrez sauvegarder chez vous directement.
Des fonctionnalités complètes pour une conformité à 100%
GDPR Folder a été pensé pour que des “non experts” puissent facilement réaliser toutes les démarches de mise en conformité sans assistance juridique ou technique. Nous couvrons ainsi 90% des cas qui peuvent se présenter.
Cela n’empêche pas que dans certains cas, vous voudrez avoir un autre avis extérieur afin de valider certains choix de process ou faire appel à votre prestataire technique pour mettre en place certains éléments sur le site.
FONCTIONNALITÉS DE L'OUTIL
THÈMES RGPD COUVERTS
| Ajout de contributeurs | Possibilité de travailler à plusieurs ou avec d'autres services |
| Auto-évaluation | Questionnaire simple par thématiques avec une aide contextuelle |
| Score de conformité | Évolue en fonction des réponses et identifie clairement les points à traiter ou documents manquants |
| Sauvegarde et mise à jour | Réponses sauvegardées à chaque étape permettant de remplir le dossier à votre rythme |
| Historisation et export | A chaque sauvegarde, votre dossier de conformité peut être généré et sauvegardé en PDF. Il reprendre l’ensemble de vos dispositions |
| Badge conformité | Le badge allant de 3 à 5* peut être affiché sur votre site pour démontrer votre effort de mise en conformité à vos visiteurs, prospects, clients, partenaires… |
| Gestion multi-dossiers | Possibilité de gérer / superviser plusieurs dossiers pour plusieurs établissements |
| Sécurité organisationnelle | Sécurisation physique des locaux et des données |
| Sécurité technique | Sécurisation des données électroniques, serveurs… |
| RH (Ressources Humaines) | Information, formation des collaborateurs et dispositions légales |
| Site internet | Cookies, recueil du consentement, politique de données personnelles... |
| Bases de données | Gestion consentement et motifs de traitement |
| Droit des personnes | Disposition concernant les droits d’accès, modification… |
| Sous-traitants | Identification et encadrement des sous-traitants |
| Traitement en sous-traitance | Obligations lorsque vous êtes sous-traitant pour un tiers |
| Registre de traitements | Fiches standardisées ou personnalisées pour tous les traitements de données répertoriés |
| Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) | Questions relatives à la nécessité d’un AIPD (aussi appelé PIA) |
| DPO/DPD | Questions et documentation concernant l’éventuelle nomination d’un Délégué à la Protection des Données |
TOUS LES ASPECTS DU RGPD SONT COUVERTS
Bien souvent, les entreprises ou prestataires se limitent à regarder quelques-uns des sujets (cookies, site internet…) en oubliant par exemple la sous-traitance ou les aspects RH. Notre approche vous permet de couvrir TOUS les aspects y compris les plus pointus comme les PAI (projets d’analyse d’impact) lorsque vous traitez des données particulièrement sensibles.
De la même manière, nous vous proposons des fiches de traitements standards pour vous faire gagner du temps mais vous avez également la possibilité de créer et ajouter vos propres fiches de traitement qui correspondent parfaitement à votre activité.
C’est bien simple, GDPR Folder s’adapte à l’immense majorité des situations rencontrées parmi les petites et moyennes structures, qu’elles soient privées, associatives ou publiques.
Mesures de sécurité
Votre sécurité informatique est-elle suffisante ? Comment sécuriser vos dossiers papiers ?
Site internet
Quelles sont les obligations par rapport aux cookies, politique de confidentialité, etc. ?
Ressources humaines
Comment votre personnel doit-il être formé ? Quelles clauses ajouter aux contrats de vos salariés ?
Bases de données
Comment obtenir le consentement des personnes listées dans vos bases de données ?
Vol et perte de données
Quelle procédure prévoir si votre entreprise se fait voler ou perd des données personnelles ?
Sous-traitants
Comment s’assurer que vos sous-traitants sont conformes au RGPD ?
Sous-traitance
Comment démontrer que vous traitez correctement les données qui vous sont transmises ?
Analyse d’impact
Quelles mesures prendre pour les données sensibles dont vous disposeriez ?
Registre de traitement
Comment documenter la manière dont vous traitez les données personnelles ?
VOUS AUSSI, DITES C’EST RÉGLÉ ET FAITES LE SAVOIR
Affichez votre badge sur votre site et vos supports. Il évolue de 3 à 5 étoiles avec votre niveau de conformité
Conformité pour inspirer la confiance et le montrer
Réalisation & référencement
