Qu'ils soient sur papier ou digitalisés, ils sont importants pour votre agence, ils ont une valeur juridique, protègent vos mandats... Mais saviez-vous qu'ils ne sont pas si anodins d'un point de vue données personnelles puisqu'il s'agit d'un traitement de données pour la CNIL ? Pour être clair, si ce n'est pas bien géré, cela peut devenir un problème pour votre conformité RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Voici donc quelques astuces et points de vigilance.
QUELLE VALEUR JURIDIQUE ?
SeLoger nous rappelle que lorsqu'un acheteur potentiel signe un bon de visite, c’est pour reconnaître qu’il a visité un bien immobilier par l’intermédiaire d’un agent. Ce document, qui n'est pas obligatoire, ne sert qu’à prouver la visite de l’acquéreur, et atteste que cette visite a bien été effectuée par telle agence immobilière. En fait, la valeur juridique du bon de visite est liée au type de mandat signé. Le bon de visite a une réelle valeur si le vendeur a signé un mandat exclusif car il pourra être utilisé pour démontrer l'éventuel préjudice par exemple si l'acquéreur venait à conclure la vente directement avec le vendeur.
POURQUOI EST-CE UN TRAITEMENT DE DONNÉES DU POINT DE VUE RGPD ET CNIL ?
Papier ou numérique, sur le bon seront a minima indiqués les coordonnées de l'acheteur potentiel ainsi que la date de visite. Parfois, on retrouvera d'autres informations sur les retours, impressions de cette visite. A cette étape, on ne fait que parler de collecte de données personnelles.
Mais l'enjeu va plus loin car ces bons de visites sont ensuite gardés, triés, archivés, détruits, peut être numérisés, transmis au vendeur... etc. Ce sont là des traitements de données qui doivent être sécurisés. Aucun vendeur ou acheteur potentiel ne voudrait que ces infos se retrouvent dans la nature !
Bien évidemment, ces données ne sont pas sensibles et il ne s'agit pas là d'un traitement critique mais juste un exemple de traitement a priori anodin comme il y en a beaucoup au sein des agences immobilières.
QUELLES SONT LES PRÉCAUTIONS À PRENDRE D'UN POINT DE VUE RGPD ?
Elles sont relativement simples, mais sur le principe, vous devez déjà vous assurer de recueillir le consentement éclairé des personnes qui vont vous confier leurs données. Une mention devrait donc être rajoutée sur le document lui-même pour expliquer le principe, la durée de conservation, etc. Cela vous "protègera" vis-à-vis de l'acheteur potentiel.
Ensuite, ce sont des mesures de bons sens : il s'agit de ne pas laisser trainer ces données, les archiver si besoin, les détruire à un moment. Que ce soit sur format papier ou numérique ;
QUELS MODÈLES DE BASE UTILISER ?
Le Figaro vous propose 2 modèles très simples à utiliser que vous pourrez personnaliser pour votre agence.
Envie d'en savoir plus ?
Vous cherchez une solution clé en main pour votre gestion RGPD ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution et sur ses applications.
